ככה מנהלים היום פרויקט דיגיטל מוצלח

הטיפים של המומחים שלנו שיבטיחו ניהול חכם עם תוצרים מוצלחים!

נפתח בהצהרה דרמטית: כדי שפרויקט דיגיטל יהיה מוצלח, צריך יותר מתקציב גדול והגדרת מטרות.

קחו לכם רגע לעכל את זה...

הפנמתם? נפלא. עכשיו אתם ודאי תוהים - מהם המרכיבים הנוספים שחייבים להיכנס למשוואה? או, אנחנו שמחים ששאלתם.

התשובה הקצרה היא שניהול פרויקט דיגיטלי הוא דיסציפלינה קריטית. הג׳ינגול של תקציב, דד ליינים וכל הגורמים המעורבים בפרויקט, מצריך ניהול אחיד ויסודי, משלב הקונספט, דרך הסטאפ והעלייה לאוויר, ועד הניהול השוטף. במילים אחרות, בלי ניהול ראוי ומתודולוגיה ברורה, אחידה ומוגדרת לכל אורך הפרויקט, קשה מאוד עד בלתי אפשרי להבטיח תוצאה איכותית ומקצועית.

ועכשיו, לתשובה המפורטת יותר. קבלו את הטיפים שלנו לניהול מוצלח של פרויקט דיגיטל -

• תבטיחו שיש לכם מנהל פרויקט שיודע לנצח על התזמורת (כן כן...זו תזמורת)

פרויקט דיגיטלי הוא משימה מורכבת המצריכה הבנה בכמה תחומים וכזו שמעורבים בה הרבה אנשי מקצוע וממשקים - החל מצוותי פיתוח, מומחים לחוויית משתמש (גם UX וגם UI), מעצבים ולקוחות קצה, וכלה בידע טכנולוגי מעמיק, הבנת ארכיטקטורת הפתרון, עבודה על ממשקים חיצוניים ושילוב של מוצרי Web ו-Mobile.

חשוב מאוד שהאדם שמנהל את הפרויקט ידע להניע לפעולה, להבחין בין עיקר לטפל ולהיות אסרטיבי ומדויק, ויהיה גמיש מספיק כדי להתמודד עם השינויים הרבים המתחוללים לאורך התהליך.

בגלל המורכבות הזאת, חשוב מאוד שיהיה אדם אחד שינהל את הפעילות, יהיה מסוגל לראות את כל ההיבטים השונים של הפרויקט בצורה רוחבית ולהבטיח שמתבצעות הפעולות הנכונות בכל שלב. כלומר, בלי מנצח על התזמורת, הקונצרט החשוב הזה לא יתנגן בהרמוניה.

• אלוהים נמצאת בפרטים הקטנים...וכך בדיוק גם אתם חייבים

אנחנו מאמינים גדולים בפרטים הקטנים והמשמעות היא שלשיטתנו, כל המידע חייב להיות מוצג בשקיפות בפני האנשים הרלוונטיים בכל שלב של הפרויקט כדי שנהיה בטוחים שאנחנו מתקדמים בכיוון הנכון. איך עושים את זה? פשוט, על ידי פגישות קבועות שבהם נבחנת הפעילות והלקוחות מקבלים עדכון שוטף וגם מביעים את דעתם.

זהו מערך הפגישות המומלץ בכל פרויקט, אז תוציאו יומנים….

1. 1. פגישת התנעה - שבמהלכה עוברים באופן מפורט על כל החומרים והמידע הנדרשים לפעילות. מטרתה של הפגישה היא להבהיר בדיוק מהן מטרות הפעילות, מהו לוח הזמנים של הפרויקט ואילו משאבים נדרשים מכל גורם שמעורב בפעילות.
   2. פגישות מקצועיות - טיפול צמוד בנושאים שוטפים, בין אם מדובר בתהליכי האפיון, העיצוב או הפיתוח. תכננו מראש את מהות הפגישה, וודאו שהיא מכילה הכוונה מקצועית של הצוותים השונים בהתאם למשימות שהם אחראים עליהן, מעקב תמידי אחרי קצב ההתקדמות ובקרה שוטפת של התהליך כדי להבטיח שבמהלכו כל הגורמים נצמדים לתוכנית העבודה ועומדים בפרטיה (אלא אם מתברר שנדרשת סטייה ממנה).
   3. פגישה שבועית - מטרתה מעקב אחר ההתקדמות ויישור קו בין כל הגורמים המעורבים. הצגת הסטאטוס בהתאם לגאנט הפעילות שנקבע, סקירת הפעילות שבוצעה ותכנון קדימה לטווח הקצר.
   4. פגישות מחזוריות (ועדות היגוי) - נערכות בתדירות משתנה ומטרתן לעדכן את ההנהלה על התקדמות הפעילות ועל אתגרים וסיכונים שדורשים טיפול, ולהציג תוצרי ביניים כדי לוודא שהפעילות אכן עומדת בדרישות הראשוניות.

• תהיו פתוחים לשינויים ותסגלו חשיבת ועבודת צוות אורגני

אנחנו מאמינים שהדרך האפקטיבית ביותר לנהל פרויקט היא לעבוד לפי עקרונות אג׳יליים. במקום לחפור לכם כאן על כל התורה כולה, נתמקד בשני עקרונות היסוד שמנחים כל פעילות שלנו.

1. 1. ערכה של התגובה לשינוי עולה על הערך של היצמדות לתוכנית המקורית. על כל הגורמים המעורבים לאמץ את הרעיון שכל עוד שינוי של אלמנט אחד בעיצוב משפר את התוצר הסופי, שווה להתאמץ ולעשות אותו, גם אם הוא מתבצע בשלב מאוחר של התהליך.
   2. חשיבה במונחים של צוותים מולטי-פונקציונליים. זה לא אומר שכל איש ואשת צוות חייבים לדעת גם לעצב, גם לכתוב קוד וגם להיות מומחי UX, אלא שכל הפעולות לא מתבצעות בריק. בפרויקט דיגיטל אג׳ילי, כל פעולה ומשימה חייבות להיות מחוברות לכל הגורמים האחרים המעורבים בפרויקט בכל שלב שלו, כולל הצד של הלקוח. עבודה בתצורת "צוות דיגיטל מנוהל" שמהווה יחידה אורגנית שמובילה את  הפעילות יכולה לעשות פה את השינוי.

כשעובדים לפי שני העקרונות הללו, כל היבט מקצועי משולב בשאר ההיבטים המקצועיים ונוצר מערך הרמוני ועקבי.

צוות דיגיטל מנוהל (ZIGITEAM) בהצלחה בפעילות קבוצת פתאל כבר מעל ל-5 שנים ומשלבת מומחים מתחום הארכיטקטורה, פיתוח, בדיקות ועוד וורטיקלים שמאפשרים ניהול חלק של פעילות הדיגיטל, חדשנות ויצירה אין סופית משותפת, המאפשרת צמיחה מהירה ופתרונות חדשניים בזמנים קצרים ובתגובתיות המהירה הנדרשת.

• מסמכולוגיה היא לא מילה גסה, או: איך עובדים מסודר

כדי שאפשר יהיה לנהל את הפרויקט בצורה רציפה והמשכית, אין קיצורי דרך וחייבים לעבוד עם מערך של מסמכים מקצועיים, שמאפשרים לכל אחד מהגורמים בפרויקט לתעד, לעקוב ולהתעדכן, כדי שהפעילות תתנהל בצורה חלקה. בנוסף, המסמכים נועדו גם למטרות של ניהול סיכונים ותגובות, כדי לצמצם ככל שאפשר סטיות מהתוכנית או פערים שעלולים להיווצר לאורך הדרך.

להלן סקירה קצרה על מסמכים קריטיים בניהול פרויקט דיגיטלי:

1. 1. אפיון פונקציונלי - מסמך שכולל פירוט מלא על כל פעולה שנדרשת וכל פרט בפרויקט, גם ברמה העיצובית וגם ברמה הטכנית. לאור אופיו המפורט והמדויק, על פי רוב המסמך הטכני הזה מכיל בין עשרות למאות עמודים.
   2. אקסל שבו מפורטים כל הנושאים הפתוחים והסוגיות שדורשות פתרון, ובו מתועדות גם ההחלטות שגובשו במהלך הפרויקט, והפתרונות שעליהם הסכימו כל הגורמים הרלוונטיים.
   3. מסמך שבו נרשמות כל הבקשות לשינויים וכל ההתפתחויות שהתחוללו תוך כדי הפעילות.
   4. מסמך ניהול סיכונים - שימו לעצמכם כל הזמן את הסיכונים, מידת ההיתכנות ומידת השפעתם על הפרויקט. בניהול חכם של הסיכונים תוכלו למזער נזקים, עיכובים ופערים שלא ציפיתם להם.

• תחלמו בגדול לטווח הארוך, תבטיחו quick wins לטווח הקצר

בעולם המהיר הזה שבו אנחנו חיים, במציאות שבה כל יום מביא איתו שינויים בלתי צפויים, כדאי שתפנימו עוד לפני שתצאו לדרך שפלטפורמת הדיגיטל שלכם תצטרך להתעדכן, להשתדרג ולהשתנות מפעם לפעם, כדי שהיא תמיד תהיה אטרקטיבית ועדכנית. המשמעות היא, שפרויקט דיגיטל הוא לא הופעה הרמונית אחת ודי (אם נחזור לרגע למטפורת התזמורת), אלא סדרה של הופעות שכל אחת מהן זקוקה למנצח כדי לשמור על רמה ואיכות גבוהות.

הדרך הטובה ביותר לנהל פעילות מהסוג הזה היא לצייר מפת דרכים, שבה מוגדרים סדרי עדיפויות ברורים שתואמים את הפרמטרים העסקיים שלכם. ניהול חכם ומסודר פועל על פי תוכנית עבודה ארוכת טווח, שמורכבת מסימני דרך קצרי טווח המאפשרים עלייה לאוויר של פלטפורמה שיש בה את הפיצ׳רים החשובים ביותר, ומפרטת את לוח הזמנים לעיבוי הפלטפורמה עם תכנים, רבדים ופונקציות נוספות שישרתו את לקוחות הקצה.

מותג GO מבית הכשרה ביטוח מביא איתו בשורה דיגיטלית אמיתית. עם Vision רחב של פלטפורמה שמציעה מעטפת רוחבית לכלל צרכי הדיגיטל של הלקוח וRoad map עשיר בתכנים ויכולות, הגדרנו תהליכי עבודה שמאפשרים עלייה מהירה לאוויר של גרסאות שיבטיחו Time to market ובידול לאורך זמן.

• עולים לאוויר עקב בצד אגודל

ברגע שהושלמו כל השלבים והפרויקט מוכן לעלות לאוויר, מגיע זמנה של ההשקה השקטה.

בשלב זה, אנחנו יוצרים מעין סביבת בטא שבה אנחנו בוחנים את הביצועים וההתנהגות של המערכת, ושבה משתמשים יכולים לתת פידבק על הפלטפורמה. חשבו על שלב זה כמעין מחקר שוק, שבמהלכו אתם נותנים למספר מצומצם של לקוחות קצה להתנסות במוצר, להביע את דעתם ולחשוף באגים, כדי שתוכלו לערוך שינויים או לבצע תיקונים לפני שתשיקו את המוצר באופן נרחב.

מרגישים שהכל מתקתק והגיע הזמן – זה הזמן ללחוץ על הכפתור הירוק ולעלות לאוויר !!!

מוכנים לצאת למסע?